Política de manejo, tratamiento, custodia y administración de datos personales - habeas data
Nombre: MEDICINA FETAL S.A.S.
Nit: 900.213.214-9
Dirección: Carrera 20 # 2 Sur-185, Consultorio 1013. Medellín
Teléfono: (57 4) 444 70 41
Whatsapp: 3104922669 E-mail: contacto@medicinafetal.com.co
El presente documento contiene la POLITICA DE HABEAS DATA O TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que aplica MEDICINA FETAL S.A.S., entendida como el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, en los términos de la ley 1581 de 2012.
La presente política de tratamiento de datos personales, se basa en lo consagrado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en concordancia con la Constitución Política de Colombia y demás disposiciones aplicables a la materia, junto con sus modificaciones, supresiones, ampliaciones y correcciones.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
MEDICINA FETAL S.A.S., identificada con NIT. 900.213.214-9, (EN ADELANTE LA INSTITUCIÓN), Institución Prestadora de servicios de salud con carácter privado, responsable del tratamiento y custodia de los datos personales de sus usuarios, pacientes, colaboradores, asesores, contratistas y demás personas que puedan tener contacto con LA INSTITUCIÓN, amén de su uso comercial propio o con terceros.
2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
La presente política, establece las regulaciones, el tratamiento y el manejo de datos personales de los usuarios, pacientes, colaboradores, asesores, contratistas y demás personas que puedan tener contacto con la institución, generando las responsabilidades en el tratamiento de la información bajo todos los preceptos legales.
Será de inmediata aplicación para todos y cada uno de los Datos de carácter personal y sensible que LA INSTITUCIÓN pueda conocer y recoja en el debido ejercicio de su objeto social.
PARÁGRAFO: Las políticas, manejo, procedimientos y contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos de LA INSTITUCIÓN, registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de la necesidad que le asiste como Institución Prestadora de los Servicios de Salud, en la compilación, tratamiento, divulgación y transferencia de datos personales que se viera obligada a ejecutar para salvaguardar la integridad física de los pacientes.
3. DEFINICIONES:
3.1.) Base de datos: Conjunto organizado de información personal objeto de tratamiento, custodia y cuidado por parte de LA INSTITUCIÓN.
3.2.) Datos personales: Toda información y dato vinculado o que se pueda asociar a pacientes, usuarios, beneficiarios, o cualquier persona natural relacionada con LA INSTITUCIÓN, como lo son contratistas, asesores y colaboradores.
3.3.) Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad (personal) de pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas, asesores o colaboradores, cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
3.4.) Datos conexos: Aquellos que se refieren a actividades que tengan ligazón con MEDICINA FETAL S.A.S., diferentes o no al quehacer médico, sus servicios actuales o futuros, los que se refieran a evaluación del servicio y atención recibida y los que aludan a información comercial, de convenios o promocional en que tenga interés la entidad.
3.5.) Autorización: Consentimiento emitido previamente por el titular de la información o quien lo represente legalmente, de forma expresa permitiéndole a LA INSTITUCIÓN llevar a cabo el tratamiento de datos personales. PARÁGRAFO: Para los datos requeridos durante el diligenciamiento y evolución de la Historia Clínica, se entiende autorizado su tratamiento, respecto a la voluntad manifiesta de atención médica por parte del titular, sin que lo anterior vaya en contravía de lo establecido en la Resolución 1995 de 1999.
3.6.) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica asignada por LA INSTITUCIÓN, responsable de realizar el tratamiento de datos personales.
3.7.) Titular: Persona (pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas, asesores y colaboradores) cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
3.8.) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por LA INSTITUCION a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, con el fin de comunicar la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3.9.) Tratamiento: Cualquier acto, operación o conjunto de operaciones sobre la información integrante de los datos.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Los datos personales que sean sujeto de recolección y tratamiento en MEDICINA FETAL S.A.S., se regirán por principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la ley después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS CONEXOS:
Los datos personales que sean sujeto de recolección y tratamiento en MEDICINA FETAL S.A.S., podrán irradiarse con las actividades que tengan ligazón con MEDICINA FETAL S.A.S., diferentes o no al quehacer médico, sus servicios actuales o futuros, los que se refieran a evaluación del servicio y atención recibida y los que aludan a información comercial, de convenios o promocional en que tenga interés la entidad.
6. AUTORIZACIÓN:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión de datos personales por LA INSTITUCIÓN, requerirá del consentimiento previo, libre, informado y expreso del Titular de los mismos, salvo en los eventos expresamente establecidos en el artículo 6, 10 y 26 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 4º del Decreto 1377 de 203, dentro de las que se destacan las siguientes excepciones:
a) Atención médica de urgencias.
b) Transmisión de datos de carácter científico o, para la ejecución de un contrato.
c) Tratamiento de datos estadísticos, históricos o científicos.
d) Los demás que contemple la Ley. LA INSTITUCIÓN, ha integrado dentro de sus procesos de atención de pacientes y usuarios los mecanismos de obtención de autorización de los titulares. PARÁGRAFO: El diligenciamiento de derechos de petición, solicitudes y quejas implica la aceptación por parte del Titular del manejo de datos personales.
7. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:
La autorización podrá constar en un documento físico o electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo; con el que se pueda concluir con toda certeza, la manifestación de la recepción de la información por parte del Titular.
8. AVISO DE PRIVACIDAD
Mediante el aviso de privacidad, LA INSTITUCIÓN le informará al Titular de la existencia del manejo de tratamiento de los datos personales, que le podrán ser aplicables, la forma de acceder y las características del Tratamiento que se le podría dar a los datos personales.
El aviso de privacidad, contiene la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento de los Datos;
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;
c. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de datos y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
d. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de datos.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:
Los Titulares de datos personales por sí mismos o a través de apoderado podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la Institución:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento. PARÁGRAFO: Este derecho también lo podrá ejercer el Titular, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA INSTITUCIÓN del tratamiento como responsables, sin perjuicio de las excepciones legalmente establecidas.
e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, sin perjuicio de los protocolos inherentes y la normatividad vigente, respecto al manejo de historias clínicas.
10. DEBERES DE LA INSTITUCIÓN EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
Independiente del giro ordinario de las actividades, LA INSTITUCIÓN es consciente de que los datos personales son propiedad de los Titulares de la información (pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas, asesores y colaboradores) y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. Por tanto, harán uso de estos solo para las finalidades que se encuentran debidamente autorizados, y respetando, en todo caso la Ley 1581 de 2012, especialmente en lo contentivo en los artículos 14 y 15 ibídem, obligándose a:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Tramitar consultas y reclamos formulados por los Titulares.
e) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, conforme lo establezca la normatividad vigente y aplicable.
g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
h) Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. CONSULTAS POR PARTE DEL TITULAR:
En cualquier momento, el Titular de los datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de MEDICINA FETAL S.A.S, podrá solicitar su consulta.
Para dicho trámite, el Titular deberá radicar solicitud escrita de consulta, la cual será tramitada en un plazo máximo de DIEZ (10) días hábiles, posteriores a la radicación de dicha petición. Si por algún motivo dentro de este término no fuese posible dar respuesta al titular, se informará por escrito y antes del vencimiento del término previsto, los motivos que conllevan dicha tardanza e informando que la respuesta será emitida en un plazo máximo de CINCO (5) días hábiles después del primer vencimiento.
12. RECLAMOS Y TRÁMITES:
En cumplimiento de lo ordenando en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la Ley, podrán presentar un reclamo ante la Institución, reclamación que deberá cumplir con los siguientes condicionamientos:
El reclamo lo podrá presentar el Titular, informando lo siguiente:
– Número de identificación del Titular.
– Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
– Dirección para responder.
– Documentos que se requieran para hacer valer la reclamación.
PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de presentar la reclamación en nombre o representación de otra persona, deberá adjuntar el mandato que faculta al reclamante. En caso de no acreditarse en qué calidad está presentando la solicitud, LA INSTITUCIÓN tendrá por no presentada la solicitud.
PARÁGRAFO SEGUNDO: LA INSTITUCIÓN, podrá implementar los formatos de solicitud en caso de considerarlo necesario, sin que, la presentación de la reclamación quede condicionada a dicho modelo.
13. SUPRESIÓN DE DATOS:
El Titular podrá solicitar a LA INSTITUCIÓN la supresión de sus datos personales, en cualquiera de los siguientes eventos:
a) Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
PARÁGRAFO PRIMERO: En todo caso la eliminación total o parcial, estará sujeta a lo reglamentado por la normatividad vigente y aplicable a lo que los registros médicos se refieren. Siendo esta una causal de impedimento para acceder a lo solicitado por el titular, por cuanto la eliminación total o parcial de la información personal podría ser parte integral de documentos integrantes del acto médico, sin perjuicio de las demás personas a las cuales se dirige la presente política.
Así mismo, LA INSTITUCIÓN podrá negar la solicitud de supresión cuando el dato sea necesario, en atención al deber legal o contractual que le asiste o, si la solicitud de eliminación obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: LA INSTITUCIÓN realizará la supresión del(os) dato(s) de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual, mediante el procedimiento establecido en el presente documento.
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD:
LA INSTITUCIÓN continuará implementando los procedimientos de seguridad de obligatorio cumplimiento para los datos de carácter personal y a los sistemas de información según la ley.
16. ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS:
Cada una de las áreas de LA INSTITUCIÓN, será responsable del Tratamiento de los datos que se encuentren contenidos, dependiendo cada una de sus actividades.
17. VIGENCIA:
La presente política rige a partir del PRIMERO (1) de diciembre de 2020 y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de MEDICINA FETAL S.A.S.
